問題は一方の部署だけの問題でない場合があります

先日のオフサイトミーティングで、ある部署が関連部署からの検討依頼に対して回答が遅すぎる。案件も400件近く溜まっている。何が原因なんだろうかという話が出されました。
これまでは部門間の壁などがあって検討依頼なども不活発な状態でしたので、案件が多いということは傾向としては悪いことではなく、“変化”と見ることもできますが、それにしても件数が多すぎます。
その回答が遅すぎると指摘された部署は内部でも何が原因かを話し合っているようです。例えば検討依頼された案件は担当者が個人持ちにしている。担当者によって優先順位付けや重要度の判断がバラバラだとか、管理に問題があることが見えてきました。
しかし、議論していると回答が遅れる理由がもう一つありました。それは、検討を依頼する側にもあったのです。
検討を依頼する場合は、依頼する背景や理由、効果、などが明記されていない案件もあり、また、検討依頼する側での優先順位や重要度の整理がされないまま担当者が直接依頼してくるのも問題ではないかという話になりました。
上記のような状態で検討依頼されるので、受けた側がもう一度、現場に出向き、具体的に内容を確認し、効果も検討する、というやり方になるために時間がかかってしまうということのようです。
お互いに率直に考えていることを出し合っていけば仕事の質も上がっていきます。